Корпоративная почта на своём домене — это адреса вида имя@вашакомпания.ru вместо ящиков на бесплатных сервисах. Домен в адресе принадлежит компании, поэтому ящики, переписка и контакты остаются её собственностью, а не личным имуществом сотрудника. Разбираем, что нужно для запуска, как создать корпоративную почту на домене по шагам и сколько это стоит.
Зачем бизнесу почта на своём домене
Причин, по которым компании уходят с бесплатных ящиков, обычно четыре.
Доверие. Письмо с адреса на корпоративном домене выглядит как письмо от организации. Коммерческое предложение, отправленное с бесплатного ящика, у части получателей не проходит даже внутренний фильтр доверия, не говоря о спам-фильтре.
Контроль при увольнении. Это главный практический аргумент. Ящик на домене компании принадлежит компании: администратор меняет пароль, передаёт переписку преемнику, настраивает пересылку. Если менеджер вёл клиентов с личной почты, вместе с ним уходит и история переговоров, и сами контакты.
Единый стиль. Адреса сотрудников строятся по одному правилу, а общие ящики — sales@, info@, hr@ — не привязаны к конкретному человеку и переживают смену сотрудников.
Управляемость. Корпоративная почта для бизнеса — это ещё и общие календари, книга контактов организации, распределение прав и единые правила хранения писем.
Что нужно, чтобы завести корпоративную почту
Составляющих всего две: домен и почтовый сервер, который будет принимать и отправлять письма для этого домена.
Домен, скорее всего, у компании уже есть — тот, на котором работает сайт. Отдельный корпоративный домен под почту регистрировать не нужно: почта и сайт спокойно живут на одном имени, это разные типы записей DNS. Если домена нет, его регистрируют у любого аккредитованного регистратора; для России это обычно зоны .ru и .рф.
Три способа организовать корпоративную почту
Корпоративная почта на домене компании организуется тремя способами, и выбор между ними определяет и стоимость, и то, где физически будут лежать письма.
Облачный почтовый сервис. Ящики живут у крупного провайдера, настройка сводится к нескольким записям DNS. Быстро и недорого, но данные хранятся в чужой инфраструктуре, а набор функций и правила меняет владелец сервиса.
Свой почтовый сервер. Максимальный контроль: письма лежат на вашем оборудовании, политики хранения задаёте вы. Требует администрирования — обновлений, резервных копий, слежения за репутацией IP-адреса, иначе почта начнёт попадать в спам.
Аренда почтового сервера. Промежуточный вариант: отдельный сервер разворачивает и обслуживает провайдер, а домен, ящики и правила остаются вашими. Чаще всего выбирают его, когда нужен MS Exchange с общими календарями и синхронизацией с Outlook и телефонами, но держать своего администратора почты нерационально.
Как создать корпоративную почту на своём домене: по шагам
Шаг 1. Определитесь со способом. От него зависит, куда будут указывать записи DNS. Менять решение потом можно, но это означает повторный перенос ящиков.
Шаг 2. Получите доступ к управлению DNS домена. Это панель регистратора или хостинг-провайдера. Если домен регистрировал бывший подрядчик, доступ восстанавливают до начала работ — без него настроить почту не получится.
Шаг 3. Пропишите MX-записи. MX сообщает всему интернету, какой сервер принимает почту для вашего домена. Значения выдаёт выбранный провайдер или администратор сервера. Прежние MX-записи нужно удалить: если их оставить, часть писем продолжит уходить на старый сервер.
Шаг 4. Настройте SPF, DKIM и DMARC. Это три записи, которые подтверждают, что письмо действительно отправлено от вашего имени. Без них почта уходит в спам, а домен становится удобной мишенью для подделки писем от имени директора. Подробный разбор этих записей есть в отдельной статье о безопасности корпоративной почты.
Шаг 5. Дождитесь обновления DNS. Изменения расходятся по серверам от нескольких минут до суток. В это время письма могут приходить то на старый сервер, то на новый — именно поэтому переключение планируют на вечер пятницы или выходные.
Шаг 6. Создайте ящики и проверьте отправку. Заведите учётные записи сотрудников и общие адреса, затем отправьте тестовые письма на внешние сервисы и проверьте, что они не попали в спам, а в заголовках стоят отметки о пройденных проверках.
Шаг 7. Подключите почтовые программы. Outlook, мобильные клиенты и веб-интерфейс настраиваются по параметрам, которые выдаёт провайдер. На этом же шаге стоит сразу включить двухфакторную аутентификацию.
Если почта уже есть и её нужно перенести
Отдельная задача — переезд с бесплатного сервиса или от другого провайдера, когда за годы накопились письма, контакты и календари. Терять их нельзя, а «просто поменять MX» недостаточно: старые письма при этом останутся на прежнем сервере. Порядок переноса без потерь мы разбирали в статье о том, как перенести корпоративную почту.
Сколько стоит корпоративная почта
Стоимость складывается из числа ящиков и того, нужен ли отдельный почтовый сервер. В ВИТО обслуживание ящика для организации стоит 450 ₽ в месяц при трёх ящиках и меньше, 400 ₽ — при четырёх–десяти и 380 ₽ — если ящиков больше десяти. Отдельный сервер MS Exchange — 1 500 ₽ в месяц. Для индивидуальных предпринимателей и частных лиц базовый тариф начинается от 210 ₽ за ящик.
Это заметно дороже бесплатных сервисов и заметно дешевле собственного администратора почты. Полные условия — на странице почтового сервера для организации, тестовый период 7 дней.
Типичные ошибки
Оставили старые MX-записи. Самая частая причина «письма приходят не всем»: часть отправителей видит старый сервер.
Не настроили SPF и DKIM. Почта уходит в спам у получателей, и виноватым выглядит новый провайдер, хотя дело в записях домена.
Домен оформлен на сотрудника. Если домен зарегистрирован на личные данные администратора или подрядчика, при расставании компания рискует остаться и без почты, и без сайта. Домен должен быть оформлен на юридическое лицо.
Нет резервных копий. Почта на своём сервере не копируется сама по себе. Случайно удалённое письмо восстанавливается только из резервной копии, и она должна быть настроена заранее.
Забыли продлить домен. Когда домен перестаёт работать, одновременно отключаются и сайт, и почта. Продление стоит поставить на автопродление и назначить ответственного.
Если вы ещё выбираете, где держать почту компании, — сравнение своего сервера, облачной почты и сервера в аренду разобрано в статье почтовый сервер для организации: что выбрать.
Вопросы и ответы
Нужен ли отдельный домен для корпоративной почты?
Нет. Почта и сайт спокойно работают на одном домене — это разные типы записей DNS. Отдельное имя регистрируют только в редких случаях, например для рассылок, чтобы не рисковать репутацией основного домена.
Сколько стоит корпоративная почта на своём домене?
В ВИТО ящик для организации стоит 450 ₽ в месяц при трёх ящиках и меньше, 400 ₽ — при четырёх–десяти, 380 ₽ — если ящиков больше десяти. Отдельный сервер MS Exchange — 1 500 ₽ в месяц. Для ИП и частных лиц базовый тариф от 210 ₽ за ящик.
Почему письма с корпоративной почты попадают в спам?
Чаще всего потому, что для домена не настроены записи SPF, DKIM и DMARC: получатель не может подтвердить, что письмо отправлено от вашего имени. Вторая причина — плохая репутация IP-адреса отправляющего сервера.
Что будет с почтой, если сотрудник уволится?
Ящик на домене компании принадлежит компании: администратор меняет пароль, передаёт переписку преемнику или настраивает пересылку на другого сотрудника. Если менеджер вёл клиентов с личного ящика, переписка и контакты уходят вместе с ним.
Сколько времени занимает переход на корпоративную почту?
Сами записи DNS меняются за минуты, но их обновление расходится по серверам интернета от нескольких минут до суток. Поэтому переключение планируют на вечер пятницы или выходные, а перенос накопленных писем и календарей делают отдельным шагом до смены MX-записей.
