Внедрение программы 1С

Внедрение программы 1С представляет собой комплекс мероприятий, которые направлены на комплексную разработку системы автоматизированного учета на предприятии. Программы семейства 1С используются для учета в бухгалтерской, производственной, складской, финансовой и других сферах. Основные требования к программе внедрения – функциональность, соответствующая потребностям заказчика, удобство и гибкая настройка.

Выгоды бизнеса от внедрения 1С

Владельцы российского бизнеса – как малого, так и крупного – много лет отдают предпочтение продуктам 1С, и на это есть свои причины. Все продукты независимо от специализации после внедрения решают похожие задачи:

• автоматизируют рутинные операции;
• учитывают технологические особенности предприятия;
• снижают влияние человеческого фактора на эффективность бизнеса;
• формируют быстрые и точные отчеты по предприятию и его подразделениям;
• упрощают ведение документооборота;
• адаптированы под нормативные акты законодательства РФ;
• надежны и безопасны с точки зрения утраты или потери данных.

Чем внедрение 1С отличается от традиционной установки продуктов, предлагаемых самым популярным разработчиком ПО для автоматизации – компанией «1С»?

После обычной инсталляции вы получаете типичную конфигурацию. Внедрение, в свою очередь, – широкое понятие, которое объединяет целый комплекс работ. На выходе будет более дорогой и функциональный продукт 1С, который на 100 % учитывает специфику бизнеса и функционирует как точно налаженный механизм.

Этапы внедрения 1С
Решения 1С оптимальны для автоматизации многих процессов на предприятии и имеют понятную, адаптивную архитектуру. Еще одним плюсом является их массовое распространение на российских предприятиях. Во-первых, на рынке специалистов всегда есть те, которые хорошо разбираются в работе с программами 1С на пользовательском уровне. Во-вторых, активно работает большое количество частных специалистов и аутсорсинговых компаний, которые специализируются на их настройке, обновлении конфигураций и других технических операциях.
Экономический эффект от внедрения программных продуктов 1С выражается в следующем:

• управление и контроль над бизнес-процессами становится более гибким и прозрачным;
• увеличивается прибыль предприятия, одновременно сокращаются материальные издержки;
• уменьшаются затраты на решение задач по администрированию;
• уменьшается себестоимость товаров с увеличением оборачиваемости запасов;
• увеличивается скорость обработки заказов и принятия управленческих решений.

Видимый экономический эффект от автоматизации наблюдается после шести-девяти месяцев после внедрения программы 1С. За этот период можно наладить работу автоматизированной системы в соответствии с потребностями предприятия, обучить сотрудников и оценить первые результаты.

Внедрение продуктов 1С пошагово

Внедрение продуктов 1С – важный этап в автоматизации бизнес-процессов. От точности выполнения задачи будет зависеть эффективность работы программы и корректность представления данных. Внедрение на корпоративном уровне будет состоять из шести или семи шагов – это зависит от размеров компании.

Выбор компании–интегратора

Компетентность исполнителя – залог успешного внедрения, после которого учет заработает так, чтобы обеспечить эффективную работу предприятия. Сотрудничество начинается с подписания договора и первичной консультации. Основные требования к исполнителю:

• наличие в портфолио аналогичных решений по внедрению;
• доскональное знание программ российской компиании «1С»;
• документы, подтверждающие компетенцию специалистов;
• реальные положительные отзывы клиентов.

Сбор и анализ информации

На этом этапе специалисты компании-интегратора 1С изучают и оценивают на предприятии те процессы, которые оказывают непосредственное влияние на ведение бизнеса. Сюда входит экспертная оценка общего состояния IT-инфраструктуры, сбор описаний бизнес-процессов, расчет стоимости, сроков и трудозатрат на внедрение, расчет потенциального экономического эффекта и возможных рисков. Эта информация поможет компании-интегратору определиться с ресурсами, которые требуются для введения в эксплуатацию программы пакета 1С.

Приоритетные направления для исследования:

• производственное: планирование выпуска продукции, контроль над производством, учет сырья и произведенных товаров, анализ затрат и расчет себестоимости, учет брака;
• финансовое: планирование поступлений и затрат денежных средств, платежей, учет оборотных средств;
• кадровое: учет персонала, расчет заработной платы, планирование занятости сотрудников, составление графика работы и отдыха;
• складское: учет готовой продукции, остатков и тары, резервирование продукции, инвентаризация;
• сбыт, бюджетирование и анализ бизнес-деятельности в комплексе.

Внедрение программы без проведения исследования малоэффективно. Специалисты не рекомендуют пропускать этот важный подготовительный этап.

Составление перечня требований к 1С

После оценки актуального состояния предприятия специалисты компании-интегратора совместно с заказчиком формируют перечень требований к автоматизированной системе учета 1С. Здесь возможно два варианта развития событий. Первый: требования составляет Заказчик, а исполнитель их корректирует. Второй: обратная ситуация, когда базовые требования формирует исполнитель, а Заказчик их меняет под свои задачи. Более предпочтительным является первый вариант. Когда обе стороны придут к соглашению, компания-исполнитель составляет техническое задание на внедрение и приступает к работе.

Расчет времени и материальных затрат

Затраты учитываются с учетом двух направлений, связанных с внедрением:

1. разработка решения на базе выбранной 1С программы (или нескольких продуктов);
2. внедрение решения в компании заказчика, настройка и адаптация под бизнес-процессы.

При расчете стоимости и сроков учитываются результаты, полученные на этапе сбора и анализа информации, требований заказчика и конкретных условий внедрения. Точное время завершения работ и необходимую сумму называет компания-интегратор. После согласования с заказчиком эта информация используется при составлении сметы.
В зависимости от актуального состояния бизнес-процессов на предприятии и требований заказчика сроки автоматизации средствами 1С занимают от одного до нескольких месяцев. Стоимость рассчитывается индивидуально в каждом случае и называется специалистами после изучения первоначальной информации по компании.

Разработка модели программы под внедрение

Модель программы автоматизации на базе продуктов 1С изначально создается в базовом варианте – с учетом функциональных возможностей. На этом этапе согласовывается версия ПО. По умолчанию специалисты рекомендуют использовать в работе последние версии системы, но в отдельных случаях это невозможно из-за технических ограничений (компания не располагает необходимыми вычислительными мощностями). После утверждения заказчиком интегратор дополняет разработанный проект новыми опциями и настройками так, чтобы максимально адаптировать его к потребностям предприятия.
Почему внедрение программы 1С важно начинать с разработки проекта (базовой модели):

• проще рассчитать масштаб и сложность задачи по внедрению;
• можно получить детальное видение того, как будут работать автоматизированные процессы;
• доступны инструменты для отслеживания процесса выполнения задачи;
• можно оценить потери при переходе на новую систему.

Также упрощается создание автоматизированной системы под территориально-распределенные объекты, принадлежащие одному заказчику. Это актуально для крупных торговых сетей (продуктовых, аптечных и т. п.), многочисленных филиалов и дочерних предприятий.
Прототип решения по автоматизации позволяет заказчику четко видеть реальные возможности предлагаемого решения и то, как будет работать предприятие после завершения его автоматизации. Проект поможет оценить потенциальные преимущества и недостатки решения, удобство управления и получения отчетности. Иногда предприятие заказывает автоматизацию на базе нескольких продуктов, но остро нуждается только в одном – «Предприятие», «Бухгалтерия», «Склад» или любом другом. В этом случае его модель создается в первую очередь.
В ходе разработки модели по желанию заказчика разрабатывается дизайн будущей системы. Но основная задача компании-интегратора заключается в том, чтобы показать работу нового программного продукта изнутри: его функциональность, гибкость настройки, возможности по составлению отчетов и другие. Заказчик должен получить представление о том, что программные продукты 1С будут действительно полезны и повысят эффективность ведения бизнеса.
Проектное внедрение – мощный инструмент для развития предприятия. Однако он необходим только средним, крупным и территориально-распределенным компаниям. Небольшим предприятиям часто достаточно типового функционала выбранного продукта 1С. В их случае после расчета временных и материальных затрат на внедрение можно смело переходить непосредственно к интеграции продукта в новую или действующую IT-инфраструктуру. Плюсы такого решения – быстрый старт, минимальные затраты и низкая стоимость дальнейшего обслуживания автоматизированной системы 1С.

Внедрение 1С автоматизации

Первый шаг – тестирование автоматизированной системы 1С в условиях, максимально соответствующим реальным. В ходе тестирования легко обнаружить и устранить очевидные недочеты программы, оценить результаты ее работы и сделать первые выводы. Когда необходимые изменения внесены в систему, переходят ко второму шагу – установке программного обеспечения и его конфигурированию в соответствии с потребностями предприятия. Следующий этап – опытная эксплуатация решения 1С. В идеале на этом этапе продукт должен работать стабильно, и уже через 6-9 месяцев после внедрения можно будет получить по нему цельную картину.
Во внедренную систему переносятся все необходимые данные, специальное обучение проходят сотрудники предприятия. Тот кадровый состав, который до внедрения уже сталкивался с продуктами 1С, обновляет знания или обучается возможностям обновленного продукта.
Возможно внесение индивидуальных настроек программы под потребности отдельных сотрудников или подразделений. В дальнейшем персонал заказчика может использовать в работе подробные инструкции, предоставленные системным интегратором, материалы с официального сайта компании «1С» или получать консультационную помощь в рамках постпроектного сопровождения.

Постпроектное сопровождение 1С

Когда внедрение 1С будет завершено, компания-исполнитель часто продолжает предоставлять услуги заказчику. В этом заинтересованы обе стороны. Первая получает возможность работать с хорошо знакомой системой, а вторая – специалистов, которые досконально разбирается в продукте на базе 1С, разработанном для конкретного предприятия.

Сопровождение включает такие виды работ:

• мониторинг на наличие неполадок;
• оперативное устранение ошибок в программе;
• регламентные работы: архивирование, восстановление и исправление БД, тестирование системы, дефрагментация диска и т. п.;
• формирование новых отчетов и обработок;
• удаленные консультации по работе с системой 1С;
• решение проблем непосредственно на месте использования продукта;
• выездные обучающие консультации;
• обновление до актуальной конфигурации 1С.