Программные продукты 1С открыты для изменений и доработок, в том числе для обмена данными (синхронизации) с другими продуктами этого разработчика или сторонними решениями. Почему это удобно? При сложном бухгалтерском учете или большом документообороте предпочтительно вести учет в разных приложениях, которые регулярно обмениваются данными. Разработчики реализовали механизм выгрузки данных в XML-файлы, но администраторы предпочитают более быстрый и универсальный вариант, который заключается в синхронизации данных.

Преимущества синхронизации

• Экономия ресурсов. Вам не придется вначале выгружать, а затем загружать данные. Достаточно один раз все настроить и в будущем тратить на это меньше времени
• Простота конфигурирования. Если вы работаете со стандартными конфигурациями программы, не придется создавать правила обмена или вносить другие изменения
• Точное планирование. Выберите период, через который процедура синхронизации будет выполняться по расписанию или воспользуйтесь значением по умолчанию (15 минут)
• Гибкие условия. Автоматически настроенный обмен данными оставляет возможность их ручного обновления. Выбирайте способ, который подходит для конкретной ситуации

Способы синхронизации

В ней могут участвовать программные продукты, которые поддерживают обмен данными. Рассмотрим несколько типичных ситуаций.

• Интеграция с веб-сайтами. Вы можете быстро обновить информацию на корпоративном портале или в интернет-магазине, если изменились данные в 1С. Это реализован во всех популярных CMS: Bitrix, Joomla, WordPress и других
• Интеграция со сторонними приложениями. Доступно для внешних продуктов разработчика и сторонних платформ
• Перенос данных. Выполняется между файлами и отдельными системами в любом направлении, между разными версиями одного ПО

Синхронизация на примере «1C:Бухгалтерия 8» и «1C:Зарплата и управление персоналом 8»

Чтобы понять принцип работы, возьмем два популярных приложения и настроим между ними обмен данными в упрощенном режиме. Если мы изменим документ или справочник в одном из них, соответствующие изменения появятся и во втором при следующей синхронизации (не важно, она выполнена вручную или автоматизирована). В результате бухгалтеры получат информацию о зарплатных начислениях и отчислениях в различные фонды, не обращаясь за помощью к специалистам, которые занимаются расчетом заработной платы. А благодаря тому, что при этом не используется ручной ввод данных, сокращается количество ошибок и влияние человеческого фактора.

Как настроить права доступа пользователей

Специалист, который будет заниматься настройкой, должен иметь соответствующие права доступа к 1С. Пользователь, которому назначена роль «Полные права», не сможет выполнить шаги ниже – для этого потребуется роль «Администратор системы» или «Настройка синхронизации файлов». Уточнить роли можно во вкладке «Конфигуратор» – «Пользователи».

Как отобразить зарплату в бухучете

Это нужно сделать в двух программах по очереди – только после этого вы сможете продолжить настройку синхронизации.
В бухгалтерском ПО откройте пункт «Зарплата и кадры» – «Настройка зарплаты», а затем активируйте «Во внешней программе» и сделайте нужные вам настройки учета заработной платы (УЗП).
В приложении для УЗП настройте правила подготовки данных для налогового и бухучета. Затем в карточках организаций на вкладке «Учетная политика и другие настройки» в пункте «Оценочные обязательства (резервы) отпусков» выберите методику, которая будет применяться при оплате отпускных.
Эти действия может выполнить администратор системы или представитель аутсорсинговой компании-интегратора.

Как подготовить бэкапы в 1С

Резервные копии очень важны: если что-то пойдет не так, будет возможность вернуться к предыдущей версии приложения и данные не пострадают. Для подготовки бэкапов перейдите в «Личный кабинет» и в разделе «Мои приложения» выберите пункт «Резервное копирование». В этот момент у приложения не должно быть активных пользователей.
Данные приложения, которое работает в сервисе, можно выгрузить в отдельный файл. Работа выполняется в меню «Администрирование» – «Поддержка и обслуживание». Вам понадобится команда «Выгрузить данные в локальную версию».

Как правильно настроить синхронизацию

Откройте УЗП и перейдите в нем в раздел «Администрирование». Вам нужен пункт «Настройки синхронизации данных» и самая первая ссылка, которая ведет с открывшейся страницы.
После нажатия на нее откроется форма «Синхронизация данных с моими приложениями».

Выберите программы, с которыми нужно обменяться данными – в нашем случае это «Бухгалтерия предприятия» (БП). По кнопке «Настроить» запустится мастер, в котором описаны следующие шаги с подробными пояснениями.

1с настройка синхронизации

По умолчанию предлагаются универсальные настройки. Если они вас устраивают, соглашайтесь и переходите к следующему шагу. Если отдельные правила необходимо изменить, сделайте это по соответствующим ссылкам. Например, можно выбрать организации, которые будут обмениваться данными, указать дату обмена, загрузить собственные правила.

Для перехода на следующую страницу нажмите «Далее», чтобы начать сопоставление данных. Через несколько минут на экране появится окно с результатами. Если все прошло успешно, появится надпись «Все данные сопоставлены», а если возникли проблемы, нажмите на кнопку «Выполнить сопоставление» и сделайте это вручную.

Еще одно нажатие на кнопку «Далее», несколько минут ожидания – и вы получаете системное сообщение о том, что можно продолжить работу с приложением, хотя обмен данными будет выполняться в фоне. По окончании процесса откроется окно с финальными результатами. Если все хорошо, нажмите «Готово» и работайте с программами в штатном режиме.